1. Scopul prelucrarii prin mijloace video

S.C. AUTO DIN S.R.L., cu sediul social in Piatra Neamt, Str. Castanilor, Nr. 5 bis, telefon 0371.51.51.55 / 0721.00.22.33, judet Neamt, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului, cu nr. J27/786/2009, cod fiscal RO26170602, prelucreaza date cu caracter personal, respectiv imaginea, prin intermediul sistemelor video in scopul monitorizarii accesului persoanelor in sediile in care isi desfasoara activitatea, al asigurarii securitatii spatiilor si bunurilor organizatiei, precum si al sigurantei persoanelor aflate in sediile firmei.

S.C. AUTO DIN S.R.L., utilizeaza subsistemul de supraveghere video pentru asigurarea sigurantei si securitatii organizatiei. Acest subsistem vine in completarea subsistemelor de detectie si alarmare la tentativa de efractie, de control acces, de detectie, semnalizare si alarmare la incendiu, formand astfel un sistem integrat de securitate fizica. Astfel, subsistemele de televiziune in circuit inchis, asigura elementul de monitorizare in timp real si posibilitatea de vizualizare post-eveniment precum si inregistrarea, afisarea si transmisia video catre diverse persoane desemnate ca utilizatori ai subsistemului de supraveghere.

Politica privind supravegherea prin mijloace video, descrie masurile luate de organizatie pentru a proteja datele cu caracter personal, viata privata si drepturile fundamentale si legitime ale persoanelor filmate de camerele de supraveghere.

2. Conditii de legitimitate

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, instalarea si utilizarea sub aspect tehnic a echipamentelor si elementelor componente ale sistemului de supraveghere video se realizeaza in conformitate cu prevederile legale in domeniu:

• Regulamentul nr. 679/2016 privind protectia persoanelor in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor - RGPD);
• Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003, aprobate prin HG nr. 301/2012, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare la nivel national a Regulamentului nr. 619/2016.

Conform dispozitiilor RGPD privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video se face numai de catre persoanele autorizate de catre operator.

3. Zonele monitorizate

Amplasarea camerelor de supraveghere a fost realizata in conformitate cu legislatia in vigoare si in baza proiectelor tehnice elaborate de societati specializate.

Nu sunt monitorizate zonele in care exista un nivel ridicat al asteptarilor privind viata privata (birouri in care publicul nu are acces, toalete si alte locatii similare). In mod exceptional, in cazul unor necesitati in materie de securitate justificate in mod corespunzator, se pot instala camere in birourile in care angajatii isi desfasoara activitatea, insa numai dupa efectuarea unei evaluari de impact si dupa informarea Responsabilului cu protectia datelor.

Se supravegheaza prin mijloace video:

• zonele de acces si spatiile destinate publicului;
• zonele cu acces restrictionat;
• zonele de acces in incinta sediilor societatii.

4. Transparenta si informare

S.C. AUTO DIN S.R.L., furnizeaza persoanelor care intra in zona supravegheata video, informatiile prevazute de art. 13 din Regulamentul general privind protectia datelor.

In acest sens, informatiile prevazute la art. 13 din RGPD, avand alaturata pictograma aferenta, sunt aduse la cunostinta persoanelor vizate in mod clar si permanent, prin intermediul unui afis plasat in locurile monitorizate, pozitionat la o distanta rezonabila de locul unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel incat sa poata fi vazut de orice persoana.

5. Protejarea vietii private si securitatea informatiilor

Pentru a proteja securitatea sistemului video si pentru a spori gradul de protectie al vietii, au fost introduse urmatoarele masuri tehnice si organizatorice:

• limitarea timpului de stocare a materialului filmat, in conformitate cu cerintele de securitate;
• mediile de stocare (inregistratoare video digitale) se afla in spatii securizate, protejate de masuri de securitate fizica;
• toti utilizatorii cu drept de acces au semnat acorduri prin care se obliga sa respecte prevederile legale in domeniul prelucrarii datelor cu caracter personal;
• dreptul de acces se acorda utilizatorilor doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru indeplinirea atributiilor de serviciu;
• persoana care are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii de acces, este administratorul de sistem, desemnat in acest sens de operator;
• responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal va fi consultat inainte de instalarea oricarui nou sistem video.

Totodata, s-a avut in vedere prevenirea unei prelucrari ilegale de date cu caracter personal sau a accesului neautorizat la datele respective.

6. Accesul la datele cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video

Accesul la imaginile video inregistrate si transmise in direct, este limitat la un numar redus de persoane care pot fi identificate in mod clar si este determinat prin atributiile specifice.

Accesul la materialul filmat si/sau la arhitectura tehnica a sistemului video este limitat la un numar redus de persoane care pot fi identificate in mod clar si este determinat prin atributiile specifice S.C. AUTO DIN S.R.L., impune limite in privinta persoanelor care au dreptul sa copieze, sa descarce, sa stearga sau sa modifice orice material filmat.

Toti membrii personalului cu drept de acces la inregistrarile video, beneficiaza de o instruire initiala in domeniul protectiei datelor. Instruirea este oferita fiecarui nou membru al personalului, urmand ca instruirile periodice pe teme privind protectia datelor sa fie organizate cel putin o data la doi ani pentru toti membrii personalului care au drept de acces la date.

Orice incalcare a securitatii in ceea ce priveste subsistemul de supraveghere video este indicata in Registrul de incidente de securitate, iar Responsabilul cu protectia datelor este informat in legatura cu acest lucru, fara intarzieri nejustificate, in termen de cel mult 12 ore.

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezentei la program sau evaluarea performantei la locul de munca.

In cazuri exceptionale, dar cu respectarea garantiilor descrise mai sus, se poate acorda acces la aceste date, Comisiei de cercetare disciplinara desemnata de conducerea societatii, in cadrul unei anchete disciplinare, cu conditia ca informatiile sa ajute la investigarea unei infractiuni sau a unei abateri disciplinare de natura sa prejudicieze drepturile si libertatile unei persoane.

7. Dezvaluirea datelor cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video

Informatiile inregistrate prin sistemele de supraveghere video sunt destinate utilizarii de catre S.C. AUTO DIN S.R.L. in scopul monitorizarii accesului persoanelor in organizatie, al asigurarii securitatii spatiilor si bunurilor organizatiei, precum si al sigurantei persoanelor aflate in sediile firmei si sunt puse la dispozitia organelor judiciare si a altor institutii abilitate de lege sa solicite aceste informatii, la cererea expresa a acestora.

Orice activitate de transfer si dezvaluire a datelor personale catre terti va fi documentata si supusa unei evaluari riguroase privind necesitatea comunicarii si compatibilitatea dintre scopul in care se face comunicarea si scopul in care aceste date au fost colectate initial pentru prelucrare (de securitate si control acces). In aceste cazuri va fi consultat si Responsabilul cu protectia datelor desemnat.

Orice situatie de dezvaluire va fi consemnata de catre administratorul sistemului in Registrul de incidente de securitate.

Imaginile inregistrate prin intermediul sistemului de supraveghere video instalat in incinta sediilor S.C. AUTO DIN S.R.L. pot fi puse la dispozitia organelor judiciare, la cererea expresa a acestora.
Datele dumneavoastra cu caracter personal, prelucrate prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, NU vor fi transferate in strainatate.

8. Durata de stocare

Durata de stocare a datelor obtinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proportionala cu scopul pentru care se prelucreaza datele, astfel ca imaginile sunt stocate pentru o perioada care nu depaseste 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.

La expirarea perioadei de stocare datele se sterg prin procedura automata in ordinea in care au fost inregistrate.

In cazul producerii unui incident de securitate, precum si in cazuri temeinic justificate, durata de pastrare a materialului filmat relevant poate depasi limitele normale in functie de timpul necesar investigarii suplimentare a incidentului de securitate.

Pastrarea este documentata riguros, iar necesitatea pastrarii este revizuita periodic (la un interval de doua luni).

In cazul in care durata de stocare depaseste termenul prevazut de 30 de zile, aceasta se va consemna in Registrul de incidente de securitate.

9. Drepturile persoanei vizate

S.C. AUTO DIN S.R.L. garanteaza ca asigura respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform Regulamentului nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Toate persoanele implicate in activitatea de supraveghere video si cele responsabile de administrarea imaginilor filmate vor respecta procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate se realizeaza in mod clar si permanent prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficienta si localizat in zona supravegheata, astfel incat sa semnaleze existenta camerelor de supraveghere si pentru a comunica informatiile esentiale privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Responsabilul cu protectia datelor va asigura actualizarea informarilor corespunzator realitatilor existente in cadrul activitatilor desfasurate de S.C. AUTO DIN S.R.L.

In conformitate cu dispozitiile Regulamentului nr. 679/2016 persoana vizata are urmatoarele drepturi:

• dreptul de acces,
• dreptul la rectificare,
• dreptul la stergerea datelor (″dreptul de a fi uitat″),
• dreptul la restrictionarea prelucrarii,
• dreptul la portabilitatea datelor,
• dreptul la opozitie,
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri.

Pentru exercitarea drepturilor mentionate mai sus persoana vizata trebuie sa transmita o cerere intocmita in forma scrisa, datata si semnata (conform modelului prezentat la sectiunea Modele cereri pentru exercitare drepturi) sau poate depune cererea personal, la sediul S.C. AUTO DIN S.R.L.

Pentru informatii suplimentare ne puteti contacta la numarul de telefon 0771 766 071 sau la adresa de e-mail: dpo@icbc.com.ro

Precizam faptul ca exercitarea drepturilor este gratuita pentru o singura solicitare in cursul unui an.

De asemenea, potrivit Regulamentului general privind protectia datelor, persoana vizata are dreptul de a depune plangere (art. 77) la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal la sediul acesteia din B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, Bucuresti, cod postal 0103336, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro sau de a se adresa justitiei (art. 79).